根據(jù)一項研究顯示，相較于從不給意見回饋的主管，員工寧愿選擇一個只給負面回饋的主管。員工需要知道，在公司與主管眼中，他的表現(xiàn)如何，還有哪些地方需要改善。
那么，主管如何在不打擊員工士氣的情況下，把“給負面意見回饋”這個工作做好？管理顧問杰弗雷·詹姆士(Geoffrey James）提出了以下十個建議：
1、不要常常給員工負面回饋。如果工作環(huán)境充滿了批評與抱怨，員工會士氣低落，因為覺得無論怎么做，都很有可能被責備。IBM的一位主管瑟魯提（Dan Cerutti）曾說，每給出一個負面回饋，他盡量會給出七個正面回饋，以平衡辦公室的氣氛。
2、不要累積。負面回饋一次說一點，員工比較容易改進。如果主管老是想：“等到有好的時機，我再跟他說好了?！眴栴}一路長期累積，等到不得不說時才一次全部告訴員工，員工會難以消化。在事情發(fā)生之后立刻給回饋，效果最好。
3、永遠不要當作發(fā)泄情緒的渠道。有些主管在工作受挫時，會藉由責罵員工減輕自己的壓力。但是丟出一連串的批評，鮮少能夠鼓勵員工改進行為，往往反而造成他們的抗拒。
4、不要采用發(fā)電子郵件的方法簡單反饋。有些主管為了避免沖突或?qū)擂?，選擇使用電子郵件給予員工負面回饋。電子郵件不像面對面，單向的溝通比較容易造成誤會，而且如果郵件被復制或者轉(zhuǎn)發(fā)，會有更多人牽涉進來，事情變得更復雜。
5、從一個發(fā)自內(nèi)心的贊美開始。管理顧問納羅迪克（Sally Narodick）認為，給予回饋的談話若從贊美開始，是一個好的開始。有效的回饋是把重點放在正面的部份，指出員工可以成長的空間。
6、尋找問題的根源。如果主管先了解員工是怎么想的，往往可以提供更好的建議。主管可以先問員工：“為什么當初你會想要那樣做？”“你那時候考慮的點是什么？”
7、說之前先聽。承續(xù)上一個原則，除非員工覺得主管已經(jīng)了解他們的想法，否則主管的意見不貼近實情，他們會難以接受?；仞佉娦?，主管必須先了解情況，再從同理心的角度給予意見。
8、問出促進員工自我評估的問題。很多時候，其實員工自己知道問題，甚至也有些改進的想法，主管只需要引導他們，請員工一起參與讓自己變得更好的計劃。主管可以問員工：“如果我們當時怎么做會更好？”“你覺得我們將來可以如何改進？”
9、說明希望看到的行為。如果沒有討論到如何改進的部份，給予負面回饋等于毫無用處。但是如果主管像下命令般告訴員工應(yīng)該怎么做，通常也只是浪費時間。比較理想的做法是，主管清楚說明希望看到的行為，然后跟員工討論可行性，以及雙方都能接受的達成方法。
10、自己也要愿意接受回饋。主管要給予員工負面回饋，自己也應(yīng)該有接受負面回饋的肚量。這個舉動不僅能讓員工更樂于接受負面意見，而且主管也從中受惠，因為員工的誠實回饋很有價值。
