20-30歲是我們?nèi)松A段的重要分水嶺，大學(xué)畢業(yè)、初入職場(chǎng)、摸爬滾打成“老鳥”，在此階段如果能夠培養(yǎng)時(shí)間管理的習(xí)慣，對(duì)你以后的人生會(huì)起到翻天覆地的變化。現(xiàn)在小強(qiáng)就將自己接觸GTD后掌握的時(shí)間管理技巧，和各位分享其中重要的十二項(xiàng)內(nèi)容。如果你目前能夠做到，小強(qiáng)在此恭喜你繼續(xù)保持；沒有做到的話也不要灰心，從今天開始也不遲，每天嘗試一項(xiàng)新習(xí)慣，爭(zhēng)取一個(gè)月之內(nèi)對(duì)這十二項(xiàng)時(shí)間管理內(nèi)容有初步體驗(yàn)，到時(shí)候歡迎大家找小強(qiáng)分享！
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培養(yǎng)每天“使用日歷APP應(yīng)用或日歷紙質(zhì)本”習(xí)慣
朋友家人的生日/紀(jì)念日，合作伙伴/基友/閨蜜的聚會(huì)，家庭的信用卡還款日/水電燃?xì)饫U費(fèi)日……這些重要或者瑣碎事情我們不可能通通都記在大腦里，這就是日歷工具可以幫助你的地方。
小強(qiáng)之前使用的是Google Calendar，后來改為Sunrise應(yīng)用，這兩款日歷類工具已經(jīng)超出本身日歷范疇，功能相當(dāng)強(qiáng)大，讓它們發(fā)揮作用成為你的貼心小秘書！
在我的GTD任務(wù)系統(tǒng)環(huán)節(jié)中，除了MIT占據(jù)重要的角色外，日程類任務(wù)就是另外一塊重要內(nèi)容啦，Google日歷是我之前一直都大力推崇使用的工具，直到Sunrise日歷的出現(xiàn)，已經(jīng)逐漸取代Google日歷，成為我認(rèn)為的最棒的日程類管理軟件，前不久已經(jīng)被微軟公司收購(gòu)，因?yàn)樗彩敲赓M(fèi)跨平臺(tái)使用（Web/Android/IOS/Mac）,強(qiáng)大的第三方整合能力，成為真正意義上的一站式日歷平臺(tái)。
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培養(yǎng)每天“使用任務(wù)管理工具”習(xí)慣
除了日程安排類事情之外，每天我們還有一大堆要處理的待辦事項(xiàng)，把他們記錄在任務(wù)管理工具中進(jìn)行有序處理，提醒自己優(yōu)先處理的事情，這類應(yīng)用有很多小強(qiáng)使用過不錯(cuò)也推薦給大家的有remember the milk, toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello.
其中Trello是一款個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)GTD管理的出色軟件，我覺得它區(qū)別于其他GTD軟件的主要特色是，卡片式的項(xiàng)目分類讓圖文顯示更美觀、拖動(dòng)式的任務(wù)組或任務(wù)更靈活、處理任務(wù)需要參考的資料更便于讀取、任務(wù)組分類更多樣擺脫只有inbox/to do/doing/done的固定思維……總之Trello特別適合圖像化思維、自由派的朋友使用。
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培養(yǎng)每天“睡眠時(shí)間達(dá)到7-9小時(shí)”習(xí)慣
學(xué)會(huì)尊重人體的生理規(guī)律，每天盡量有7-9小時(shí)的睡眠時(shí)間，對(duì)于夜貓型工作族你的工作效率非常高，但是從你人生健康長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮的話，目前你是用健康換取金錢，后面可能就是金錢換取不到健康啦！小強(qiáng)目前盡量23點(diǎn)睡覺，早晨5點(diǎn)起床，午休30分鐘，上下午有空就學(xué)會(huì)打盹5分鐘，形成自己的身體節(jié)奏！
記得讀幼兒園的時(shí)候，老師就和我們說:“早起的鳥兒有蟲吃”。進(jìn)入職場(chǎng)后，工作和家庭事務(wù)增多，我們更應(yīng)該要早起。對(duì)于商務(wù)人士來說，早起可以有時(shí)間審視自我，有時(shí)間制定計(jì)劃，有時(shí)間做運(yùn)動(dòng)，有時(shí)間吃一頓豐盛的早餐，有時(shí)間提升自我，有時(shí)間完成要事。我們算算，如果每天我們?cè)缙?.5小時(shí)，一周就是17.5小時(shí)，一個(gè)月就是70個(gè)小時(shí)，一年就有840個(gè)小時(shí)，相當(dāng)于我們一年中比被別人整整多了35天有效時(shí)間，做不做晨型人就在于你的選擇呢？
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培養(yǎng)每天“下班前日清理”習(xí)慣
一天下來我們電腦桌面或者下載文件夾中或許會(huì)新建下載不少相關(guān)資料，郵箱收件箱有幾十封已回復(fù)郵件，任務(wù)管理工具默認(rèn)文件夾也收集幾條靈感或代辦事項(xiàng)，手機(jī)也拍攝一些照片，本子上也記錄一些事情，下班前花上5-15分鐘時(shí)間進(jìn)行日清理，放入各自對(duì)應(yīng)的位置，根據(jù)個(gè)人習(xí)慣建立自己的日清理模板，小強(qiáng)的內(nèi)容供大家參考：
清空郵件收件箱，放入對(duì)應(yīng)郵件項(xiàng)目文件夾
清空電腦虛擬桌面，放入對(duì)應(yīng)電腦項(xiàng)目文件夾
清空電腦下載文件夾，放入云盤或云辦公空間
清空to do list收件箱默認(rèn)文件夾，放入相應(yīng)標(biāo)簽或文件夾
清空手機(jī)照片，備份到云相冊(cè)
清理紙質(zhì)筆記，存入Onenote/印象筆記對(duì)應(yīng)筆記本中
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培養(yǎng)“周末周回顧”習(xí)慣
學(xué)會(huì)周回顧是時(shí)間管理中一項(xiàng)重要的技能，可以讓我們總結(jié)本周的得失，下周會(huì)更有效的安排執(zhí)行事情，所以回顧也是GTD系統(tǒng)中的重要一環(huán)。有職場(chǎng)GTD會(huì)員詢問小強(qiáng)，周回顧應(yīng)該回顧哪些內(nèi)容，小強(qiáng)的周回顧是來源于每天的晨間日記和日計(jì)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，下面這些事情可以供參考,一般30分鐘時(shí)間就可以搞定周回顧。
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培養(yǎng)每天“真正工作投入時(shí)間≥4小時(shí)”習(xí)慣
雖說大部分工作人士是8小時(shí)工作制，但是除去會(huì)議、郵件回復(fù)、電話溝通、QQ/微信聊天、網(wǎng)頁瀏覽、中途休息等相關(guān)事情，你可以統(tǒng)計(jì)下每天真正工作投入時(shí)間是否有超過4小時(shí)。所以將每天重要的事情盡量安排在早晨或上午完成，下午的時(shí)候身體精力和大腦關(guān)注度都會(huì)減少很多。
我們可以在電腦上建立對(duì)應(yīng)的工作/娛樂電腦賬號(hào)，打造無干擾的高效純工作環(huán)境，現(xiàn)在無論是Windows或者M(jìn)ac系統(tǒng)電腦，我們可以在開機(jī)后輸入密碼畫面設(shè)置多個(gè)賬號(hào)，以Mac系統(tǒng)為例，為自己建立個(gè)人賬號(hào)后，還會(huì)默認(rèn)提供一個(gè)“游客”賬號(hào)。根據(jù)此特點(diǎn)，分別將個(gè)人賬號(hào)或游客賬號(hào)設(shè)置成純工作、純娛樂用途。工作賬號(hào)只安裝工作相關(guān)軟件，你不能打游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁。如果你的工作是和文書處理相關(guān)，安裝Office辦公軟件即可；如果你的工作是設(shè)計(jì)相關(guān)，安裝Photoshop或者CAD軟件。
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培養(yǎng)“一次處理一件事情”習(xí)慣
不要過于相信大腦能力，不要一次同時(shí)處理多件事情，否則你的大腦會(huì)在多件事情中來回做切換狀態(tài)，剛剛做某事情進(jìn)入狀態(tài)又被迫調(diào)整成另外一件事情，會(huì)大大降低你的工作效率。如果你今天有多件事情要處理的話，嘗試1個(gè)小時(shí)之內(nèi)只處理A事情，然后下一個(gè)小時(shí)再處理B事情。
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培養(yǎng)每天“使用任務(wù)管理工具”習(xí)慣
培養(yǎng)分時(shí)段處理“創(chuàng)意性”和“機(jī)械性”工作習(xí)慣
趁早晨上午人的精力最旺盛的階段，去處理費(fèi)腦筋的事情，比如產(chǎn)品項(xiàng)目新點(diǎn)子企劃，下個(gè)月產(chǎn)品銷售計(jì)劃安排等。疲勞的時(shí)候去處理機(jī)械性體力活事情，比如第4點(diǎn)提到的進(jìn)行日清空事宜。
無論是處理“創(chuàng)意性”或“機(jī)械性”工作，我都習(xí)慣耳機(jī)中聽一些白噪聲，這樣可以刺激大腦進(jìn)行抽象思考，產(chǎn)生靈感，集中注意力，提高效率，可以幫助一個(gè)人放松或睡眠。當(dāng)你學(xué)習(xí)寫作工作時(shí)，聽著咖啡館的人語聲、輕微小雨聲、轟轟雷雨聲、火車行駛聲、火焰燃燒呲呲聲、微風(fēng)拂落葉聲、小溪水流聲、海浪輕拍聲、蟲鳴鳥叫聲、電視沒有節(jié)目滋滋聲等，讓人有種身臨其境的感覺。
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培養(yǎng)“項(xiàng)目分解成下一步行動(dòng)”習(xí)慣
往往很多事情的拖延都是因?yàn)橛X得事情太難，不知道如何下手而導(dǎo)致的。在盲目開始做某事情前，花上5-10分鐘時(shí)間進(jìn)行考慮，然后用思維導(dǎo)圖方式將項(xiàng)目逐漸分解，最后成為一件件可以執(zhí)行的下一步行動(dòng)，控制在25分鐘內(nèi)可以完成。
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培養(yǎng)每天“安排三項(xiàng)要事（青蛙）”習(xí)慣
有些職場(chǎng)GTD會(huì)員和小強(qiáng)反映，為什么一天忙碌下來，卻覺得沒有做什么事情，沒有一點(diǎn)成就感呢？因?yàn)槟阏焯幚淼亩际且恍┈嵤?，試著前天晚上或者?dāng)天早晨安排三項(xiàng)要事，一件件去完成，相信我完成一項(xiàng)要事的成就感會(huì)大于完成十件瑣事的感覺。
小強(qiáng)目前是用onenote作為我每日3只青蛙待辦清單，因?yàn)閛nenote可以通過層次符號(hào)順序?qū)IT分解成一系列的下一步行動(dòng)，而且可以存儲(chǔ)在云端，作為回顧資料后續(xù)可以查看，onenote中提供了適合執(zhí)行待辦事項(xiàng)的完美條件，可以很好通過各種符號(hào)體現(xiàn)任務(wù)之間的層級(jí)和順序關(guān)系，本身自帶的勾選框非常適合待辦事項(xiàng)，而且通過其他快捷鍵操作可以在任務(wù)前面加上諸如星號(hào)／問號(hào)／電話／郵件回復(fù)等標(biāo)示，這樣方便我們一眼看出任務(wù)執(zhí)行的順序，以及執(zhí)行的下一步動(dòng)作。
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培養(yǎng)每天“番茄工作法”習(xí)慣
無論是對(duì)時(shí)間管理新手，還是時(shí)間管理行家都適用。番茄工作法可以讓你集中時(shí)間內(nèi)集中精力完成某事情，時(shí)間到了以后進(jìn)行休息，既提高工作效率，又注意身體健康，一舉兩得。利用“番茄護(hù)理時(shí)間”，我們可以做一些頸椎和防止鼠標(biāo)手鍛煉，當(dāng)健康出現(xiàn)危機(jī)時(shí)，會(huì)影響其他工作、素質(zhì)、家庭、社交、愛好領(lǐng)域的夢(mèng)想達(dá)成，沒有健康就沒有效率，沒有一切。
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培養(yǎng)“敢于說不”習(xí)慣
初入職場(chǎng)時(shí)，老板同事委托你的事情，或者網(wǎng)絡(luò)社群朋友找你幫忙的事情，用鍛煉提高自我能力的態(tài)度去接受。但是當(dāng)你成長(zhǎng)到一定階段后，要敢于對(duì)一些重復(fù)類事情說不，因?yàn)槟銖睦锩嬉呀?jīng)得不到成長(zhǎng)，反而會(huì)浪費(fèi)你大量時(shí)間，阻礙你新的發(fā)展，要培養(yǎng)“敢于說不”的勇氣。
