看很多人抱怨，工作時(shí)間長(zhǎng)，事情多，手忙腳亂，每天加班累成狗。
真的嗎？哈，我才不信，而且堅(jiān)決不同情你。
如果真讓我說(shuō)，那我只能說(shuō)，你遜斃了！那一定不是老板的錯(cuò)，99.9%是因?yàn)槟銢](méi)有抓住重點(diǎn)，或者目標(biāo)不清楚，所以才導(dǎo)致工作變得過(guò)于復(fù)雜，效率低下，時(shí)間不夠用。
怎樣才能你快速達(dá)提升工作效率與質(zhì)量，減少加班時(shí)間。我總結(jié)了9個(gè)技巧，希望對(duì)你有用。
1. 做前明確目標(biāo)與要求，避免重復(fù)作業(yè)，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)
90%的人之所以在一件事情上花了過(guò)多的時(shí)間，并非是他的能力不濟(jì)，而是，他不知道自己應(yīng)該做到什么程度？為什么要做到這樣的程度，而不是多點(diǎn)或者少點(diǎn)？做到這個(gè)程度對(duì)你的意義是什么？
這也就意味著他其實(shí)沒(méi)有了解自己的目標(biāo)是什么。所以，常見(jiàn)的悲劇是，他要么做多了，浪費(fèi)精力，要么做少了，達(dá)不到要求，重復(fù)再來(lái)，浪費(fèi)更多的時(shí)間和精力。
因此，在做一件事情前，一定要先搞清楚目標(biāo)與要求。具體怎么做呢？搞清楚四點(diǎn)：
*我目前的工作必須做出哪些改變？
*我應(yīng)該從哪個(gè)地方開(kāi)始？
*我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？
*有哪些工具與資源可以利用？
如果不足夠了解自己做的事情，可以尋求上司的建議，但必須搞清楚以上四點(diǎn)，這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，容易增加成功的機(jī)會(huì)。
2. 學(xué)會(huì)拒絕，不讓別人額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
拒絕實(shí)際上不是回答“行”與“不行”的問(wèn)題，而是溝通與對(duì)話的過(guò)程。
說(shuō)“不行”，其實(shí)就是在與對(duì)方溝通解決問(wèn)題，是讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作情況，而不要無(wú)緣無(wú)故的一再找上你，請(qǐng)求你的幫忙。
3. 主動(dòng)溝通，提醒上司排定優(yōu)先級(jí)，減輕自己的工作負(fù)擔(dān)
如果你手邊的工作還沒(méi)有作案，上司又丟新工作給你，你不應(yīng)該抱怨，而是要主動(dòng)去溝通。很多時(shí)候，不是上司想要壓垮你，而是他可能對(duì)你的情況不足夠了解，，或者他可能不記得之前已經(jīng)交待你的工作有多少了。
所以，你應(yīng)該主動(dòng)提醒上司。上司其實(shí)是經(jīng)常需要被提醒的。
記住，凡事有先有后。會(huì)做事的人，事先都會(huì)衡量哪些工作可以為公司帶來(lái)最大的效益，必須優(yōu)先處理。然后列出手中有哪些工作正在進(jìn)行，需要哪些支援才能在期限內(nèi)完成。
如果上司沒(méi)有做這些事情的話，那么你來(lái)做。你完全可以問(wèn)上司：“未來(lái)幾天或幾星期內(nèi)必須先達(dá)成哪三個(gè)目標(biāo)？”或是直接告訴他：“我已經(jīng)先排定未來(lái)幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項(xiàng)目，想聽(tīng)聽(tīng)你的建議？”
總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項(xiàng)目確定下來(lái)。這樣不僅可以減少自己的工作負(fù)擔(dān)，更可以提醒老板，讓他了解你的實(shí)際工作量。
最后提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在上司的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助上司解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給上司。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。
讓工作效率倍升的9個(gè)技巧
4. 報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，但不要提供太多信息
多數(shù)人在向上司或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，實(shí)際上，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)讓那你的報(bào)告變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果再缺乏解釋的話，上司也會(huì)變得一頭霧水。所以，一定先要自己理清條理，一二三四五來(lái)報(bào)告。不要竹筒里面倒豆子，讓老師找你想要讓他拿的那一顆，那樣他也會(huì)瘋掉的。
此外，向上司報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)的掌控時(shí)間，你要有心理準(zhǔn)備，在報(bào)告的過(guò)程中必定會(huì)被打斷，老板可能得先接個(gè)電話，或是提出一些問(wèn)題，必須花時(shí)間說(shuō)明與討論。
在報(bào)告時(shí)間的問(wèn)題上，建議你盡量短。如果你有30分鐘的時(shí)間，建議你準(zhǔn)備10分鐘就能報(bào)告完畢，不僅可以避免超出時(shí)間，而且可以替老板省下更多的時(shí)間，更能顯現(xiàn)出你的工作效率。
如果你希望得到上司的支持，必須清楚、直接、而且是簡(jiǎn)明扼要。不要兜圈子，不要搞言外之意，否則老板會(huì)覺(jué)得你想偷懶，把責(zé)任推給老板。
5. 報(bào)告時(shí)想辦法增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，減少報(bào)告的內(nèi)容與時(shí)間
Power Point是報(bào)告利器，但也絕對(duì)是個(gè)壞東西，用不好，就變成了一份超長(zhǎng)的流水賬單。
真正成功的報(bào)告在于清楚而正確的傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕膱?bào)告內(nèi)容而改變思維、決策、或是行動(dòng)。
因此，重點(diǎn)不在于報(bào)告，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。
因此，報(bào)告的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話，應(yīng)該提出問(wèn)題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的報(bào)告內(nèi)容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽(tīng)眾互動(dòng)的時(shí)間。
而且，每一次的報(bào)告都必須有一頁(yè)的內(nèi)容摘要，不是要列出報(bào)告的所有重點(diǎn)，而是簡(jiǎn)要敘述這份報(bào)告所要傳達(dá)的最重要信息。此外，一頁(yè)一個(gè)重點(diǎn)足矣，這樣才能讓他們印象深刻，而且真正的去思考你所說(shuō)的內(nèi)容。
過(guò)多的信息，只會(huì)讓聽(tīng)眾感覺(jué)無(wú)聊，甚至記不得你說(shuō)了些什么，等于是一次失敗的報(bào)告。
6. 郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對(duì)方回應(yīng)的機(jī)會(huì)
“最容易閱讀、理解、與回覆的信件，最吸引我的注意?！边@是約翰遜在進(jìn)行“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí)，一位資深上司對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
每一個(gè)人的時(shí)間與注意力是有限的，電子郵件的內(nèi)容愈精簡(jiǎn)愈好，不僅可以節(jié)省自己的時(shí)間，更能吸引收件人的注意，提高回應(yīng)的機(jī)率，否則你的電子郵件就會(huì)成為對(duì)方90％的刪除名單之中。你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。
該怎么做呢？信件的文字必須限制在3×5英吋的空間范圍內(nèi)，大約是一張照片的大小。為什么是這樣的數(shù)字？因?yàn)閷?duì)于接收信息的人來(lái)說(shuō)，這樣的空間可以讓他們?cè)?到3秒鐘的時(shí)間迅速瀏覽全部的內(nèi)容，不需要卷動(dòng)畫(huà)面。
你該如何利用這有限的空間寫(xiě)電子郵件的內(nèi)容？
?每一封電子郵件的內(nèi)容大約在8到12句的范圍內(nèi)。
??超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。
??如果超過(guò)3行必須空行。
原則上，一份郵件不超過(guò)半頁(yè)為佳。
讓工作效率倍升的9個(gè)技巧
7. 當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
上司對(duì)于你的意見(jiàn)通常會(huì)有以下5種可能的回答：
?完全同意：“我完全同意你的看法，也會(huì)全力的支持你?！?/p>
?同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷?！?/p>
?不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不過(guò)很謝謝你的意見(jiàn)。”
·不同意：“就照我的方法做?！?/p>
?完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其他人有這樣的想法。”
如果你發(fā)現(xiàn)，在溝通的過(guò)程中，上司的回答多半是前三種情況，就表示這個(gè)上司是可以溝通的，愿意接受別人的想法。
如果多半屬于最后兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人?？偸锹?tīng)不進(jìn)別人的意見(jiàn)、沖動(dòng)做出決策、不愿意反省、只為了個(gè)人的利益或權(quán)力……不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門(mén)羹。
如果真的遇到這樣的上司，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇，你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照上司的意見(jiàn)做事；或是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。
這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。你可以有以下的做法：
?微笑點(diǎn)頭
你已經(jīng)決定不會(huì)將所有的精力投入在這家公司，只當(dāng)這是一份工作，做好份內(nèi)的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部份，你寧愿花更多的時(shí)間在家庭或是自己的興趣上。
?尋求其他發(fā)聲管道
你仍然相信這家公司，也認(rèn)為這是不錯(cuò)的工作環(huán)境，只是遇到了不好的上司。所以你還希望再做一些努力：公司內(nèi)是否有其他的管道可以讓你的想法或是建議被公司其他的人或是更高階的上司聽(tīng)到。
?準(zhǔn)備轉(zhuǎn)換跑道
你已經(jīng)知道問(wèn)題是無(wú)法解決的，也許是這家公司不愿意解決，或是缺乏健全的制度與管道，這時(shí)你應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷，轉(zhuǎn)換新的環(huán)境。
8. 只要取得信任，不需要反覆的溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源
在經(jīng)營(yíng)成本的壓力下，要向公司爭(zhēng)取更多的資源，可不是一件簡(jiǎn)單的事情。尤其是碰到錢(qián)的問(wèn)題，事情似乎就變得復(fù)雜許多。即使經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次的討論或是精確的計(jì)算，成功的機(jī)會(huì)卻是少之又少。
然而，多半時(shí)候，爭(zhēng)取預(yù)算成功與否并非僅是關(guān)于錢(qián)的問(wèn)題，它更是人際關(guān)系與信任的問(wèn)題。如果老板信任你可以真正解決問(wèn)題，為公司創(chuàng)造利益，自然而然可以得到你要的預(yù)算。但是如果他對(duì)你沒(méi)有足夠的信任，即使公司有再多的盈余或者只是爭(zhēng)取一小筆的預(yù)算，都很困難。
不要只看到錢(qián)的問(wèn)題，如果你一直陷入數(shù)字游戲當(dāng)中，情況對(duì)你永遠(yuǎn)是不利的。公司必須面對(duì)嚴(yán)酷的經(jīng)濟(jì)壓力，永遠(yuǎn)是希望可以用更少的錢(qián)，創(chuàng)造更多。
老板對(duì)你的信任來(lái)自于你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？
?無(wú)法依照原定計(jì)劃完成。
?無(wú)法掌控情況，對(duì)于未來(lái)感到不確定。
?希望員工能夠做得更多，減少更多的成本。
當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你的說(shuō)服理由，這是最有效的。例如，“如果再增加兩個(gè)人，只需要6個(gè)星期，就可以按照預(yù)定計(jì)劃完成?！?/p>
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門(mén)的需求，你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì)議時(shí)間愈短愈好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少的預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的成功機(jī)率。
你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。
9. 專(zhuān)注工作本身，而不是績(jī)效評(píng)量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
績(jī)效評(píng)量本身立意良好，我們每一個(gè)人都應(yīng)該隨時(shí)知道自己的工作績(jī)效如何。只是多數(shù)企業(yè)的情況是，績(jī)效評(píng)量被過(guò)度操作，有各種不同的名目，還有復(fù)雜的計(jì)算。上司根本沒(méi)有足夠的時(shí)間做深入的評(píng)量，最后只是淪為數(shù)字游戲。
公司真正的目標(biāo)是擴(kuò)大控制、減少成本，績(jī)效評(píng)量的制度讓公司有合法的借口可以開(kāi)除不適任的員工。員工為了保住工作，只想著該怎么讓自己的成績(jī)好看一些。
事實(shí)上，你根本不必把精神花費(fèi)在這些數(shù)字游戲上，不要因?yàn)楣窘裉煲u(píng)量外語(yǔ)能力，所以你開(kāi)始自費(fèi)上課惡補(bǔ)；某一天公司決定加入提案企劃能力的考核項(xiàng)目，你又開(kāi)始煩惱該怎么辦。這樣只會(huì)讓你疲于奔命，結(jié)果卻適得其反。
要有好的績(jī)效，你的出發(fā)點(diǎn)是工作本身，而非績(jī)效評(píng)量。你只要想到以下的問(wèn)題：該怎么把這件事情做好？你必須加強(qiáng)自己哪方面的能力？當(dāng)你順利完成目標(biāo)、有了具體的成果，自然會(huì)有好的評(píng)量結(jié)果。你要做的只有以下兩件事情：
至少每個(gè)月詢問(wèn)你的上司：“我做得如何？”
盡量提出具體的問(wèn)題，例如“老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？”“我想會(huì)議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應(yīng)該隨時(shí)和上司溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的績(jī)效評(píng)量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解上司的期望。
至少每個(gè)月詢問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整？”
也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所訂下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必要做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
當(dāng)你做到以上兩件事情，便可以隨時(shí)了解自己的工作績(jī)效，以及確認(rèn)自己是在處理應(yīng)優(yōu)先完成的事項(xiàng)，自然可以達(dá)成具體的成果與績(jī)效。
