什么是目標(biāo)倒推法？假設(shè)你五年內(nèi)想要種一百顆樹。那么在第三年，你應(yīng)當(dāng)種下六十顆樹，第二年四十顆。假設(shè)今年已經(jīng)過了六個(gè)月了，你還剩下六個(gè)月，也就是說從今天開始，每個(gè)星期，你需要種下一顆樹。倒推法從剩下的時(shí)間反推算出每天該做的事。
我們怎么來做計(jì)劃呢？計(jì)劃是俯視全局，掌握整體情況，所以，我們需要困難工作細(xì)分，分段設(shè)立目標(biāo)。這里可以按每個(gè)90天來計(jì)劃，也就是一個(gè)季度。擅長安排工作的人會(huì)逆向日程安排。例如你七月要考試，那么倒退回去，變成階段計(jì)劃，階段計(jì)劃就可以細(xì)化為月計(jì)劃，或是周計(jì)劃，也可能是日計(jì)劃。有些人比較習(xí)慣做月計(jì)劃，有些人習(xí)慣周計(jì)劃，因人而異。
這樣看上去，計(jì)劃是乎也并不太難。
很多人認(rèn)為時(shí)間管理就是讓自己變得呆板，依計(jì)劃做事。
時(shí)間管理是管理自己的一種工具，它的目的只有一個(gè)，就是實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)，在有限的時(shí)間內(nèi)，用適合自己的方式實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值，即你的目標(biāo)。
有時(shí)候，并不是我們的目標(biāo)太難，而是實(shí)踐的步驟沒有細(xì)化，太過粗糙，也可能計(jì)劃是一個(gè)外行人來行進(jìn)行安排的，執(zhí)行人反而沒有主動(dòng)權(quán)，特別是當(dāng)一個(gè)目標(biāo)龐大涉及到團(tuán)隊(duì)時(shí)，做計(jì)劃變得更為困難。我們可以將復(fù)雜的目標(biāo)，反推，拆分成脈絡(luò)分明的工作量。團(tuán)隊(duì)目標(biāo)需要分散到部門、再到各人。
我們這里有一個(gè)簡潔的步驟，確定每個(gè)人的工作和工作量。不論是團(tuán)隊(duì)還是個(gè)人，這個(gè)步驟都是適用的。
1.我們需要確定一個(gè)時(shí)間段，列出可衡量目標(biāo)。例如一個(gè)季度，列出這個(gè)季度的目標(biāo)。
2.列出工作清單。如果是團(tuán)隊(duì)，邀請所有人員參與，這個(gè)工作清單肯定是自上而下的，一層層細(xì)化的。先不急于衡量時(shí)間是否充裕，按最理想的狀態(tài)列出目標(biāo)需要的步驟。這里可用Mindjet思維工具進(jìn)行發(fā)散性考慮。
3.列出每個(gè)工作模塊的負(fù)責(zé)人。只有一個(gè)負(fù)責(zé)人，維一的一個(gè)，即使是一個(gè)人的目標(biāo)，在工作過程中也可能需要等待其他人的反饋。
4.每個(gè)工作模塊細(xì)節(jié)化為任務(wù)，預(yù)估天數(shù)。盡可能地具體化任務(wù)，不要用名詞，也不要用形容詞來描述。那么細(xì)化需要細(xì)化到何種程度才算是正確的呢？我們的幾個(gè)大原則：
①最大的任務(wù)可跨越的天數(shù)最長為五天。
②細(xì)到可以為它正確預(yù)估時(shí)間，個(gè)人任務(wù)最好以小時(shí)為單位，團(tuán)隊(duì)任務(wù)可以天為單位。
③完成任務(wù)是有衡量標(biāo)準(zhǔn)的。在描述任務(wù)是可以盡量向5W2H原則靠近。
5.為所有任務(wù)建立一個(gè)工作序列，確立任務(wù)之間的偶合度，以及人員的調(diào)配。
6.根據(jù)每一個(gè)任務(wù)的時(shí)間，得到一個(gè)預(yù)估出來的總時(shí)間。一般來說，這個(gè)反饋回來的時(shí)間，可能比理想中的時(shí)間長很多。這個(gè)時(shí)候，就要做取舍了。要么加人工，要么重新制定計(jì)劃。
7.得到最后的排程之后，確保沒有偏差。如果是團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目，反饋給所有人員確認(rèn)。
8.設(shè)置小目標(biāo)檢查點(diǎn)。
如此，我們就得到一個(gè)根據(jù)目標(biāo)倒退出來的初步計(jì)劃。在實(shí)際過程中，我們用工具來實(shí)現(xiàn)這些步驟，方便數(shù)據(jù)管理。
本文摘自蕎麥《高績效時(shí)間管控》文/未銘圖書 來源/世界經(jīng)理人網(wǎng)站博客
